【仕事】テレワークのメール対応も安心して｜工夫5つとメール術5選

 

 

「テレワーク中にメールで言いたいことが伝わらない」

「メール対応を後回しにしていたら、クライアントから怒られた」

「最近メールを使い始めたから、うまい表現を知りたい！」

この記事ではこれらの悩み・疑問に答えていきます。

 

 

本記事の内容です。

 

テレワークの普及はワークライフバランスの充実や移動時間の圧縮に貢献しました。対面のコミュニケーションが減り、クラウドデータやコミュニケーションツールの技術や利用率が向上しました。

 

その中で、多くの人が情報共有や情報伝達のツールとしてメールを活用しているのではないでしょうか。

 

活用する人が増えた反面、

• メールで言いたいことが伝わらない（理解されない）
• 電話中心だったから、メールのテンプレートがわからない

と悩みや疑問を抱える人も増えています。

 

そこで今回は「テレワークのメールコミュニケーションのトラブルを解決できる工夫やメール術」をご紹介したいと思います。

 

 

 

テレワークでメールを使うメリットとは？メリット5選

 

対面のコミュニケーションでは表情や声で伝えられたことも、テキストベースで情報共有・伝達しなければならないテレワーク。

 

チャットやWEB会議、電話などさまざまなツールがありますが、「仕事で使っている主なコミュニケーション手段の第1位はメール（98.9％）」という調査結果もあります。

 

 

こういった場面でメールが中心になっているわけです。それは、活用するだけのメリットがあるからですね。

 

 

1.情報を整理できる

電話や対面コミュニケーションでは、その場で考えを伝える必要があります。「えーと」「んー」と口ごもったり、自分の考えをまとめる時間がありませんよね。

メールは文面を作成しているときに、「この表現がいいな」「この情報はいらないな」と情報を整理できます。

 

 

 

2.時間を拘束されない

電話やWEB会議はお互いの時間を同じだけ消費します。どちらかが終わらせるまでは、同じだけ時間を拘束されてしまいますよね。

メールであれば、読む時間を自分で選べます。さらに、テレワークであれば急な依頼や代表電話対応がないため、作業に集中できます。

 

 

 

3.ビジネス文書の能力が上がる

メールは、ビジネス文書をベースに内容を構成しています。

さらに、「どうすれば相手に伝わるか」を念頭に繰り返し文書を作成するため、表現方法やニュアンス、言い回しなどが自然と身に付きます。

 

 

 

4.作業に集中できる

チャットではついつい仕事とは関係ない話に脱線しがちです。親しく、冗談を言える間柄であればより顕著ですよね。チャットは即効性があるのでSNSと似た感覚になり、ついついリラックスモードに。集中力が低下します。

ところがメールは、ビジネスの感覚が強いため、仕事モードからリラックスモードに切り替わることは少なくてすみます。

 

 

 

5.双方にエビデンスが残る

WEB会議や電話で起こりがちな「絶対に言った」「いや、聞いていない」の論争に終止符が打たれます。メールの内容が確実にエビデンスとして残るため、無駄な議論に時間を割く必要はありません。

部内の連絡事項や決定事項の共有はもちろん、業務報告から進捗管理を確認することもできますね。

 

 

 

メールを活用するメリットをまとめます。

 

 

何気なく使っていたメール。実はこれだけのメリットがあるんですね。

 

 

テレワークにおけるメールの課題！7選

 

5つの活用メリットがあるメール。一方で、課題を抱えています。代表的な課題7つを見ていきましょう。

 

 

1.意図が伝わりにくい

メールは、表情や声がないテキストベースのやり取りです。会話では問題なかったことでも、文字に起こすと良い表現がなく、細かな意図が伝わりにくいという課題があります。

「あれ、よろしくね」では当然伝わりません。

 

 

 

2.冷たい印象になる

表情や声がないため、淡々とした印象を相手に与えてしまいます。お願いしにくいことも笑顔で依頼すれば引き受けてもらえる、といったラッキーは起こりにくくなります。

オフィスですれ違ったときなどに、一言添えるなどのフォローや気配りが必要になりますね。

 

 

 

3.複数人でのコミュニケーションには適さない

何人もの相手がいるコミュニケーションには不向きです。一方向からの連絡には適していますが、双方向での共有には適していません。

• A　→　B　メールでOK　：　社内通達、業務連絡
• A　⇄　B　メールはNG　：　進捗管理、業務内容の確認や相談

 

 

 

4.メールが届いたかわからない

「メールアドレスを確認してから送信、送信エラーもない」と安心していても、届いていないことがあります。相手から返信が来るまでは、メールが届いたかわからないのがメールのデメリットですね。

 

 

 

5.重要なメールが埋もれてしまう

1日に多くのメールを受信しているビジネスパーソンのみなさん。1日に平均「51.1通」のメールを受信しているという調査結果も出ています。「Re:」と件名に書かれたメールやCcで届いたメールなどが届くため、重要なメールが埋もれてしまいます。

忙しくてメールを読めないまま、「あれ、どうなった？」と催促されることもあるかもしれません。

 

 

 

6.かしこまった表現に苦戦する

職場の同僚や上司であっても、親しい間柄であればくだけた口調で会話できます。一方、メールでは「〜〜だよね」などとくだけた表現は使わず、かしこまった表現を使うことが推奨されています。

対面のコミュニケーションや電話では使わないかしこまった言葉を考えることに苦戦する人も多いことでしょう。

 

 

 

7.送信したら取り消しできない

どれだけ内容を確認しても、誤字や脱字は必ず発生します。さらに、まったく関係のない内容を送ってしまったり、メール作成中に誤って送信したり、というトラブルは誰しもが経験あるのではないでしょうか。

一時保留機能などを備えたサービスも増えてきましたが、基本的に一度送信すると取り消しできず相手に届いてしまうため、場合によっては取り返しのつかない事態に発展してしまいます。

 

 

 

 

テレワークのメールもこれで安心！今すぐできる工夫5つ

 

課題はいくつもありますが、工夫をするだけで安心してメールを活用できます。

 

工夫するポイントは5つ。慣れれば「意識せずに」使えるようになります。自転車の乗り方は一度覚えると忘れませんが、それに似ています。ね

 

 

工夫1.「5W1H」で具体的な指示を出そう

ビジネスの基本として頻繁に登場する「5W1H」。実はビジネスメールでも活用できます。

 

 

曖昧な表現は避け、より具体的な「締切」「結果」を相手に伝えます。

 

 

 

工夫2.メール通知はオフ！チェックは1日2〜3回

メールの通知はオフにしましょう。さらに、チェックも1日2〜3回、回数と時間を決めてしまいます。そうしないと集中力が奪われていきます。

 

「そんなことして大丈夫？」と思った人もいるかもしれませんね。

 

断言します。大丈夫です。

 

ビジネスパーソンは「メールの返信のデッドライン（期限）は24時間以内」という意識調査結果がありますので、最低でも24時間以内に何かしらのリアクションをすれば、相手は安心してくれます。また、すべてのメールが緊急性が高く、即レスが必要ではありません。

そのため、1日2〜3回（始業時、お昼休憩後、終業2時間前）など自分なりのサイクルを決めましょう。

 

 

 

工夫3.簡単な表現を使おう

「相手に伝わるかどうか」を基準に言葉を選ぶ必要があります。

難しい表現や辞書で調べないとわからない単語は避けましょう。日本語というものはとても難しいので、同じ言葉でも状況や場面によって受け取り方が変わってしまいます。

表現や言葉ひとつひとつを工夫することで、ミスコミュニケーションをなくせるので、難しい専門用語などは使わないようにしましょう。

 

 

 

工夫4.メールを読み返す時間を作ろう

課題として「送信したら取り消しできない」とありましたが、誤った内容を送らないよう、送信前に一度読み返す時間をつくりましょう。

やり方は簡単です。

 

 

たったこれだけの工夫で、誤送信や誤字・脱字が防げますよ。

 

 

 

工夫5.結論を頭に書こう

ビジネス文書や業務報告で使われるPREP法ですね。結論を頭に書きましょう。

このメールの主旨は、依頼なのか、報告なのか、案内なのか、相談なのか…相手にどうして欲しいのか、何を伝えたいのかを頭に書けば印象がガラッと変わります。

 

 

 

テレワークでメールを送るときの工夫5つをまとめます。

 

 

これら5つの工夫を繰り返し行えば、自然と身に付き、相手に伝わるメールが書けるようになります。

 

 

テレワークのメール術5選【例文あり】テンプレートで印象アップ！

 

テレワークで使えるメール術を5つ紹介します。テンプレ化して使いまわせば、メールに対する苦手意識もなくなります。さらに、印象がガラッと変わるだけではなく、これまでメール作成にかかっていた時間を大幅に短縮できますよ。

 

メール術1.「件名」を簡潔に、わかりやすく

本文を工夫する前に「件名」を簡潔に、わかりやすく書きましょう。「件名」の表現を工夫するだけで、相手がすぐに読むか、後回しにするか大きく差が出てきます。

 

 

あなたなら、どの「件名」を読もうと思いますか。カッコや具体的な日付を書くことで、読もうという気持ちが一気に強まりませんか。

 

 

メール術2.メールの「型」を意識する

メール作成のときに参考にしたいのが「型」です。メール作成を一から始めるのではなく、毎回この「型」を意識しましょう。

 

 

 

メール術3.肯定的な表現で伝える

ビジネスの基本マナーですが、相手を否定する表現は避けるべきです。また、不快な思いや誤解を招く表現もNG。なるべく肯定的な表現に言い換え、お互いに損をしないコミュニケーションを心掛けましょう。

 

 

どちらも同じことを言っている表現ですが、悪い例は「否定的な表現」、良い例は「肯定的な表現」を使っています。肯定的な表現を使うことで印象がガラッと変わりますね。

 

 

メール術4.顔文字やスタンプは使わない

顔文字の使用は避け、テキストで情報や思いを伝えましょう。

また、エビデンスとして残りますので、最悪の場合、セクハラやトラブルの原因となることもあり得ます。いくら親しい同僚やクライアントとはいえ、ビジネス上のやり取りなので、顔文字やスタンプは控えましょう。

 

 

 

メール術5.「どう動いて欲しいか」を明確にする

メールは「相手にどう動いて欲しいか」を伝える手段です。

工夫「結論を頭に書こう」でも触れましたが、「相手がどうしたら良いのか（終わりなのか）」を伝えましょう。メールの読み手がどうリアクションするかわかるように書くと、コミュニケーションがより深まりますよ。

 

 

相手が読むだけで良いのか、返事をする必要があるのか、資料を作成するのか、これらをメール本文に添えるだけで読み手のリアクションが具体化されます。

 

 

テレワークのメールをサポート！おすすめ書籍3選

 

「メールの基礎から学びたい」

「そのほかにも気を付けるマナーが知りたい」

という人もいると思いますので、メールのマナーや基本が学べる書籍を3つ紹介します。

 

 

1.仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

1万通以上のビジネスメールを添削してきた著者による、メールのテクニック本。著者自身、1日に100通以上のメールをスピード処理するという から驚きです。

 

本書によると、5つのポイントを意識している人＝仕事が速いという共通点があるそうです。

 

 

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか [ 平野友朗 ] 価格:1,485円 (2021/7/26 06:39時点)

 

2.イラッとされないビジネスメール 正解 不正解

「仕事が速い人はどんなメールを書いているのか」と同じ文章のプロである著者が、メールの正解と不正解を教えてくれます。

自分が何気なく送っていたメールが、「えっ、不正解？」とショックを受けることもあるかもしれませんが、大丈夫！これから直していけば問題ありません。

なかには、心理的なテクニックなども書かれているので、より密なメールコミュニケーションができるようになりますよ。

 

イラッとされない ビジネスメール 正解 不正解 [ 平野 友朗 ] 価格:1,375円 (2021/7/26 06:40時点)

3.ビジネスメール文章術

ビジネスメールで使う文章例が豊富に掲載されています。

さらに「日常的なメール」「アポイントのメール」など、シチュエーション別にメールのポイントを教えてくれるので、「どうしよう？」と表現に困ったときも安心！

 

ビジネスメール文章術 知らないと恥をかくルールから、そのまま使える文例ま [ 中川路亜紀 ] 価格:1,320円 (2021/7/26 06:41時点)

 

テレワークのメールを工夫してより快適に！

 

テレワークの普及で活躍の機会が増えたメール。

「メールをどう作ったらいいのかわからない」「メールではうまく伝えることができない」と苦手意識を持っていた人も、ちょっとした工夫で印象がグッとよくなることがおわかりいただけたと思います。

 

「メールは文字という素材の印象で全て決まります。笑顔や声色という味付けをトッピングすることはできません。」テレワークでお互いの顔を見る機会が減ったからこそ、メールで表現する一文字一文字にこだわってみてはいかがでしょうか。